La première automatisation ne devrait pas être la plus impressionnante. Elle devrait résoudre un problème assez fréquent pour être utile, assez clair pour être compris et assez limité pour être testé rapidement.
1. Observez une semaine de travail.
Notez les actions que vous répétez : recopier une demande, créer un dossier, envoyer un rappel, vérifier un rendez-vous. Pour chaque tâche, relevez sa fréquence, sa durée approximative et les erreurs qui se produisent. Cette observation évite de construire un système pour un problème occasionnel.
2. Séparez les règles du jugement.
Créer un dossier lorsqu’un nouveau client est enregistré suit une règle. Décider si un dossier inhabituel mérite une exception demande du jugement. Une bonne première automatisation peut prendre en charge la règle et vous signaler l’exception.
3. Choisissez un parcours court.
Par exemple : formulaire reçu, fiche créée, notification envoyée. Vérifiez d’abord que l’information arrive au bon endroit. Les relances, les tableaux de bord et l’IA pourront venir ensuite si leur utilité se confirme.
4. Définissez comment juger le résultat.
Comparez le temps passé avant et après, mais aussi les corrections nécessaires. Un système qui économise de la saisie tout en générant des doublons n’a pas encore atteint son objectif. Prévoyez une période d’observation et une personne responsable du suivi.
Une tâche précise, les outils utilisés, sa fréquence et deux exemples représentatifs. Cela suffit souvent pour commencer un cadrage utile.